Moins d'acheteurs, de comptables, de responsables des achats, du planning ou du «reporting» : une nouvelle génération de logiciels de gestion permet d'automatiser toutes ces fonctions.

Dans le hall d'entrée des Salins du Midi, rue d'Anjou, à Paris, quatre immenses statues africaines rappellent le passé colonial de cette vénérable maison, fondée en 1856. Ascenseur poussif, salons dorés Depuis des décennies, rien ne semble avoir changé chez le fabricant du sel de table La Baleine. Sauf une chose : au deuxième étage, Gérard Dumonteil, le P-DG, ne cesse de pianoter sur son micro-ordinateur. «D'un clic de souris, je peux consulter le chiffre d'affaires réalisé en France la semaine dernière, les stocks de mon usine d'Aigues-Mortes ou le dernier contrat signé par un commercial lillois», s'extasie ce passionné d'informatique. Impossible de le deviner en entrant ici, mais les Salins du Midi possèdent ce qui se fait de mieux actuellement en matière de logiciel de gestion : le fameux programme SAP, développé par la firme allemande du même nom. Il a remplacé les quarante logiciels différents qu'utilisaient jusqu'ici le siège social et les usines. C'est lui, désormais, qui établit les factures, gère les stocks et se charge du «reporting». Sa mise en place a entraîné la suppression d'une centaine de postes.
SAP est le plus connu d'une nouvelle génération de logiciels qui est en train de révolutionner les entreprises, les ERP («enterprise resources planning») ou progiciels de gestion intégrés. Ils permettent d'automatiser la gestion quotidienne et d'éliminer une bonne partie des tâches administratives. Dès qu'un salarié entre une information sur son PC, le logiciel se charge en effet de la communiquer, via le Web ou un réseau interne, à un serveur central ; là, l'ERP retraite les données et les réexpédie aussitôt vers les micro-ordinateurs des salariés qui en ont besoin.
Exemple concret : si un commercial saisit sur son portable une commande de 10 000 robinets, le progiciel modifie automatiquement le planning des usines, suggère au département achats d'augmenter le stock de clapets en caoutchouc et transmet les coordonnées du client à la comptabilité pour qu'elle prépare la facture, etc. Auparavant, le vendeur remplissait un bon de commande en trois exemplaires, dont l'un était saisi par la comptabilité, l'autre par le service marketing et le dernier par l'usine, où le calendrier de production était géré manuellement. Aujourd'hui, avec un logiciel ERP, plus besoin de responsable du planning et, là où il fallait cinq comptables, trois suffisent. «Ces outils permettent de supprimer jusqu'à 20% des emplois», confirme un consultant en organisation. Les employés les plus menacés ? Tous ceux qui planifient ou coordonnent le travail dans l'entreprise. Le syndicat CGC (Confédération générale des cadres) a d'ailleurs trouvé une nouvelle traduction pour le sigle SAP : «Sans avenir possible»
Les chefs d'entreprise, eux, voient plutôt dans ces outils un formidable moyen d'améliorer la productivité et la réactivité de leurs troupes. «Grâce à un progiciel de gestion intégré, nous avons ramené nos délais de livraison de 8 à 2 semaines», calcule Guido Jouret, directeur informatique pour l'Europe de Cisco, une firme américaine, numéro 1 mondial pour les équipements de réseaux informatiques. Ces chiffres font rêver les patrons français. Du coup, ils veulent tous un ERP. Auchan, le Club Med, Eram, Michelin, Moët et Chandon, le parc Astérix, la Snecma… Un millier de PME et de grands groupes français en sont déjà équipés. Et des dizaines d'autres s'apprêtent à franchir le pas : Alstom, Courrèges, L'Oréal, etc., sans parler des administrations, comme le ministère des Finances ou les Hôpitaux de Paris.
Bref, en France, le marché des progiciels de gestion intégrés est en plein boom. L'an dernier, il dépassait les 3,5 milliards de francs et devrait atteindre 7 milliards dès l'an 2000. La facture pour les entreprises est salée : il faut compter en moyenne 40 000 francs pour chaque salarié qui a accès au système. «Nous avons déjà consacré plus de 500 millions de francs à SAP», confie par exemple Jacques Laurelut, le numéro 2 de l'informatique à Electricité de France.
Moins d'un tiers de cette manne revient aux cinq éditeurs d'ERP : SAP, suivi de Baan, Oracle, PeopleSoft et JD Edwards. En fait, ces logiciels font surtout la fortune des cabinets-conseils chargés de les installer. Le produit standard doit en effet être adapté à chaque cas. De quoi occuper entre quinze et vingt informaticiens pendant six à douze mois. Chez Andersen Consulting, 500 personnes, sur les 1 800 qu'emploie le cabinet, enchaînent les mises en place d'ERP. Parallèlement interviennent des équipes d'organisateurs et de formateurs. L'impact de ces outils sur le fonctionnement des entreprises est en effet tel que la plupart des salariés doivent revoir leurs habitudes de travail. Ou se reconvertir.
Car tous ceux qui font de la saisie ou de la ressaisie de données peuvent se retrouver du jour au lendemain sur la sellette. Sont concernés : les services comptabilité, bien sûr, mais aussi les ressources humaines. Exemple : Renault, où la DRH va bientôt basculer sur SAP. «Nous n'aurons bientôt plus besoin d'assistantes pour saisir les changements d'adresse ou de domiciliation bancaire de nos 140 000 salariés : ce sont ces derniers qui, depuis leur PC, les entreront directement dans la mémoire de l'ordinateur», annonce Jean-Paul Meriau, directeur informatique du constructeur automobile. Aux Salins du Midi, sur les 35 postes de la comptabilité, 10 ont été supprimés et réaffectés à d'autres services : la facturation et le traitement du contentieux sont désormais assurés par les agences commerciales.
Autre conséquence de l'introduction d'un ERP : l'information peut être acheminée et traitée n'importe où dans l'entreprise, en France ou dans le monde. Il devient alors très facile de fusionner plusieurs services. «C'est simple : si deux usines, même distantes de plusieurs centaines de kilomètres, emploient chacune un acheteur, on n'en garde qu'un seul pour gérer les deux stocks de matières premières», s'inquiète Jean-Ghislain Kint de Roodenbeke, président de la fédération chimie du syndicat CGC. «Jusqu'ici tout le petit matériel, comme les compteurs électriques qu'utilisent nos techniciens, était stocké dans une centaine d'entrepôts, répartis dans toute la France. Avec SAP, nous n'en aurons plus besoin que de dix», témoigne Jacques Laurelut, d'EDF. Economie de personnel aussi chez Colgate-Palmolive, où la mise en place d'un ERP a permis de regrouper à Paris les services informatiques et comptables des différentes filiales européennes. Rorer, la branche médicaments du groupe Rhône-Poulenc, envisage de faire de même pour ses comptables. Et, chez Cisco, 125 assistants commerciaux, installés dans un «call center», à Amsterdam, suffisent désormais pour s'occuper de tous les clients européens. Bien que le chiffre d'affaires ait bondi de 80% en deux ans, cet effectif est resté pratiquement inchangé. Explication : avant, ces opérateurs saisissaient les commandes, qui arrivaient par fax ; aujourd'hui, grâce à un ERP Oracle, 80% des commandes sont passées directement par les clients, via Internet. Et les opérateurs n'ont plus qu'un rôle de conseiller commercial.
Enfin, troisième effet des progiciels de gestion intégrés : ils suppriment des postes d'encadrement. «Chez nous, par exemple, la consolidation des comptes, le reporting des résultats et la planification de la production ont été pris en charge par la machine», se plaint un cadre de Colgate-Palmolive. «Avant, il fallait un mois à nos financiers pour sortir les comptes semestriels, témoigne de son côté Didier Lambert, directeur informatique d'Essilor (verres optiques). Aujourd'hui, avec le logiciel, cela ne prend plus que quatre jours.»
«Bientôt, les entreprises n'emploieront plus que des stratèges et des exécutants, caricature un syndicaliste. Les cadres intermédiaires n'auront plus qu'à se tourner les pouces ou disparaîtront.» Heureusement, cette prédiction a peu de chances de se concrétiser. Car l'entreprise n'est pas un monde parfait. Il faudra toujours des agents de maîtrise et des cadres, ne serait-ce que pour corriger les erreurs humaines. Chez un fabricant de mobilier de bureau, par exemple, le service clientèle avait omis d'indiquer à l'ERP que telle grosse commande devait être livrée en deux fois. L'usine a tout fabriqué d'un coup. On a dû trouver d'urgence un entrepôt pour stocker la moitié des articles. Ça, un ordinateur ne sait pas le faire
Jacques Henno

Encadré : SAP, le succès phénoménal de trois anciens cadres d'IBM

Avec 34% de parts de marché en Europe et 15% dans le monde,l'allemand
SAP est, de loin, numéro 1 sur le marché des progiciels de gestion intégrés. Créée en 1972 par trois cadres d'IBM, Dietmar Hopp, Hasso Plattner et Klaus Tschira, la firme s'est tout de suite spécialisée dans les logiciels de gestion standards. Une vraie révolution, car, à l'époque, chaque entreprise développait ses propres programmes comptables ou financiers. Le succès est venu vingt ans plus tard, lorsque les multinationales ont décidé de rationaliser leur informatique en installant les mêmes logiciels partout. Aujourd'hui, l'allemand n'est plus seul sur ce créneau. Concurrencé par le hollandais Baan ainsi que par les américains Oracle, JD Edwards et PeopleSoft, il a tout de même vu son chiffre d'affaires grimper l'an dernier de 60% pour atteindre 20 milliards de francs, tandis que ses bénéfices nets dépassaient 3 milliards de francs. Seule ombre au tableau : une société américaine, FoxMeyer, réclame 2,8 milliards de francs de dommages et intérêts à SAP. Motif : le logiciel qu'elle avait acheté n'a jamais fonctionné correctement. Et elle est tombée en faillite.